CHƯƠNG 20. TỪ 16 GIÁM ĐỐC ĐẾN 32 TRƯỞNG BỘ PHẬN
20.1. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
Khi doanh nghiệp xây dựng, kiến trúc và quản lý dự án phát triển đến quy mô lớn, việc tổ chức bộ máy không thể chỉ dựa trên số lượng nhân sự mà phải dựa trên chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi kiểm soát. Một cơ cấu tốt phải giúp doanh nghiệp trả lời rõ bốn câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm? Chịu trách nhiệm về việc gì? Có quyền quyết định đến đâu? Và phối hợp với đơn vị nào?
Trong mô hình này, hệ thống quản trị được thiết kế theo nguyên tắc 16 Giám đốc quản lý 32 Trưởng bộ phận, nghĩa là mỗi Giám đốc phụ trách một lĩnh vực chuyên môn và trực tiếp quản lý hai bộ phận có quan hệ chức năng gần nhau.
Mô hình này tạo ra ba tầng trách nhiệm rõ ràng:
Ban điều hành → Giám đốc chức năng → Trưởng bộ phận → Nhân sự chuyên môn.
Giám đốc chịu trách nhiệm về định hướng, tiêu chuẩn, nguồn lực, chất lượng và kết quả của lĩnh vực. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc hằng ngày, kiểm soát hồ sơ, tiến độ và chất lượng chuyên môn. Nhân sự chuyên môn thực hiện nhiệm vụ theo quy trình, tiêu chuẩn và phân quyền được phê duyệt.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kiến trúc và quản lý dự án, cơ cấu tổ chức phải đồng thời bảo đảm tính chuyên nghiệp, minh bạch, kiểm soát rủi ro, tuân thủ pháp luật và phân định rõ trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận.
20.2. Giám đốc Architecture – Khối Kiến trúc
Giám đốc Architecture chịu trách nhiệm định hướng chuyên môn kiến trúc, kiểm soát chất lượng thiết kế và tổ chức nguồn lực thiết kế theo từng loại công trình.
20.2.1. Bộ phận Nhà ở
Bộ phận Nhà ở phụ trách nghiên cứu, thiết kế và phát triển các giải pháp kiến trúc đối với nhà ở riêng lẻ, nhà ở nhiều tầng và các loại hình nhà ở thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát hồ sơ thiết kế, sự phù hợp với nhiệm vụ thiết kế, quy hoạch, quy chuẩn, tiêu chuẩn và các yêu cầu pháp lý có liên quan.
20.2.2. Bộ phận Công trình thương mại
Bộ phận Công trình thương mại phụ trách các dự án văn phòng, thương mại, dịch vụ và những công trình có chức năng kinh doanh theo phạm vi được giao.
Hai bộ phận phải phối hợp với BIM, Interior, Materials và Project Management để bảo đảm phương án kiến trúc có tính khả thi về kỹ thuật, chi phí và tiến độ.
20.3. Giám đốc Interior – Khối Nội thất
Giám đốc Interior chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến thiết kế và triển khai nội thất, bảo đảm sự thống nhất giữa không gian kiến trúc, công năng sử dụng, vật liệu và yêu cầu kỹ thuật.
20.3.1. Bộ phận Thiết kế
Bộ phận Thiết kế phát triển ý tưởng, phương án và hồ sơ thiết kế nội thất theo nhiệm vụ được phê duyệt.
20.3.2. Bộ phận Thi công nội thất
Bộ phận Thi công nội thất chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, kiểm soát chất lượng, khối lượng, vật liệu và tiến độ thi công nội thất theo hồ sơ được duyệt.
20.4. Giám đốc Materials – Khối Vật liệu
20.4.1. Bộ phận Vật liệu mới
Nghiên cứu, đánh giá và đề xuất các loại vật liệu, công nghệ vật liệu mới có khả năng nâng cao hiệu quả sử dụng, chất lượng công trình và tính bền vững.
20.4.2. Bộ phận Vật liệu tái sử dụng
Phụ trách nghiên cứu khả năng tái sử dụng, tái chế và tối ưu vòng đời vật liệu, đồng thời kiểm soát nguồn gốc, chất lượng và điều kiện sử dụng theo yêu cầu kỹ thuật.
20.5. Giám đốc Lifecycle – Quản lý vòng đời công trình
20.5.1. Bộ phận Bảo trì
Quản lý kế hoạch bảo trì, theo dõi tình trạng tài sản, thiết bị và công trình, góp phần duy trì khả năng vận hành an toàn, ổn định.
20.5.2. Bộ phận Cải tạo
Nghiên cứu và tổ chức các hoạt động cải tạo, nâng cấp, điều chỉnh công năng hoặc thay thế các hạng mục theo nhu cầu thực tế và hồ sơ được phê duyệt.
20.6. Giám đốc BIM – Quản lý thông tin công trình
20.6.1. Bộ phận BIM Design
Phụ trách xây dựng, quản lý và kiểm soát mô hình thông tin phục vụ thiết kế; bảo đảm dữ liệu được tổ chức thống nhất và có khả năng phối hợp giữa các bộ môn.
20.6.2. Bộ phận BIM Construction
Ứng dụng mô hình thông tin vào quá trình thi công, phối hợp hiện trường, kiểm soát khối lượng, tiến độ và thông tin phục vụ quản lý dự án.
BIM không chỉ là công cụ dựng mô hình mà phải được xem là hệ thống quản lý thông tin xuyên suốt vòng đời dự án.
20.7. Giám đốc AI – Ứng dụng trí tuệ nhân tạo
20.7.1. Bộ phận AI Assistant
Phát triển các công cụ hỗ trợ cán bộ, kỹ sư và quản lý trong việc tra cứu thông tin, tổng hợp dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định.
20.7.2. Bộ phận AI Cost Estimation
Ứng dụng AI trong phân tích dữ liệu chi phí, dự toán, khối lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến giá thành. Mọi kết quả do AI tạo ra phải được kiểm tra và phê duyệt bởi nhân sự có chuyên môn và thẩm quyền phù hợp.
20.8. Giám đốc Project Management – Quản lý dự án
20.8.1. Bộ phận Tiến độ
Thiết lập, cập nhật và kiểm soát tiến độ dự án; nhận diện các điểm chậm, nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.
20.8.2. Bộ phận Chi phí
Theo dõi ngân sách, giá trị hợp đồng, phát sinh, thanh toán và các chỉ tiêu chi phí theo phạm vi được giao.
Hai bộ phận phải phối hợp chặt chẽ vì tiến độ và chi phí luôn có quan hệ trực tiếp trong quản lý dự án.
20.9. Giám đốc Legal – Pháp chế và tuân thủ
20.9.1. Bộ phận Hợp đồng
Phụ trách rà soát, quản lý và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng; kiểm soát quyền, nghĩa vụ, điều kiện thanh toán, thay đổi phạm vi và các vấn đề phát sinh.
20.9.2. Bộ phận Compliance
Theo dõi việc tuân thủ pháp luật, quy định nội bộ, quy trình quản trị và các yêu cầu bắt buộc áp dụng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
20.10. Nguyên tắc phối hợp giữa 16 Giám đốc và 32 Trưởng bộ phận
Cơ cấu 16 Giám đốc – 32 Trưởng bộ phận chỉ phát huy hiệu quả khi quyền hạn và trách nhiệm được quy định bằng văn bản. Mỗi vị trí phải có mô tả chức danh, phạm vi quyết định, chỉ tiêu đánh giá, quy trình phối hợp và cơ chế báo cáo.
Không một bộ phận nào được hoạt động như một “ốc đảo” độc lập. Architecture phải phối hợp với BIM; BIM phải kết nối với Construction; Materials phải liên kết với Design và Cost; Project Management phải tổng hợp tiến độ và chi phí; Legal và Compliance phải kiểm soát các yêu cầu pháp lý xuyên suốt dự án.
Mọi quyết định chuyên môn phải được thực hiện đúng thẩm quyền. Những nội dung vượt quá phạm vi phân quyền phải được trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Hồ sơ, dữ liệu và quyết định quan trọng phải được lưu trữ, truy xuất và kiểm soát phiên bản.
20.11. Chuẩn hóa quản trị theo yêu cầu pháp luật xây dựng
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật và áp dụng đúng Luật Xây dựng, các nghị định, thông tư, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn và quy định pháp luật có liên quan đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện dự án.
Cơ cấu tổ chức nội bộ không thay thế trách nhiệm pháp lý của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn, cá nhân hành nghề hoặc các chủ thể khác theo quy định pháp luật. Vì vậy, chức danh Giám đốc và Trưởng bộ phận phải được phân quyền phù hợp với năng lực, điều kiện hành nghề và trách nhiệm pháp lý tương ứng.
Mục tiêu cuối cùng của mô hình 16 Giám đốc – 32 Trưởng bộ phận không phải là tạo ra nhiều chức danh, mà là tạo ra một hệ thống trách nhiệm rõ ràng, kiểm soát được, đo lường được và có khả năng mở rộng.
Khi mỗi Giám đốc chịu trách nhiệm về một lĩnh vực, mỗi Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về một chức năng cụ thể và mỗi nhân sự hiểu rõ phần việc của mình, doanh nghiệp sẽ hình thành một hệ thống quản trị có khả năng vận hành thống nhất từ ý tưởng – thiết kế – dự toán – hợp đồng – thi công – nghiệm thu – vận hành – bảo trì – cải tạo.
Đó chính là nền tảng để chuyển một doanh nghiệp xây dựng từ mô hình quản lý dựa vào cá nhân sang mô hình quản trị dựa trên hệ thống, dữ liệu, quy trình và trách nhiệm.
English