HNI 23-7

CHƯƠNG 24: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

 

Trong mọi tổ chức, một quyết định chỉ thực sự có ý nghĩa khi quyết định đó tạo ra kết quả. Một chiến lược dù được xây dựng với tầm nhìn lớn, một kế hoạch dù được trình bày hoàn chỉnh hay một dự án dù được đầu tư nhiều nguồn lực cũng không thể được xem là thành công nếu không tạo ra những giá trị thực tế.

 

Vì vậy, sau khi một chính sách được thông qua, một chương trình được triển khai và một dự án đi vào hoạt động, HGroup cần có một cơ chế đánh giá hiệu quả rõ ràng, minh bạch và có khả năng đo lường.

 

Trong mô hình quản trị Đội Xanh và Đội Đỏ, đánh giá hiệu quả là một chức năng quan trọng của Đội Đỏ. Tuy nhiên, việc đánh giá không nhằm mục đích tìm kiếm lỗi lầm hay quy kết trách nhiệm đơn thuần. Mục tiêu sâu xa hơn là giúp HGroup hiểu được những gì đã đạt được, những gì chưa đạt được, nguyên nhân vì sao và cần làm gì để kết quả trong tương lai tốt hơn.

 

Nếu Chương 21 tập trung vào việc thẩm định tài chính, Chương 22 tập trung vào kiểm soát rủi ro và Chương 23 tập trung vào giám sát thực hiện, thì Chương 24 hướng đến câu hỏi quan trọng nhất sau mỗi quá trình triển khai:

 

Kết quả cuối cùng có thực sự hiệu quả hay không?

 

Đây là câu hỏi tưởng như đơn giản nhưng để trả lời chính xác cần một hệ thống đánh giá khoa học, khách quan và toàn diện.

 

Một tổ chức có thể hoàn thành một dự án đúng thời hạn nhưng chi phí quá cao. Một chương trình có thể đạt được số lượng người tham gia lớn nhưng không tạo ra giá trị lâu dài. Một chiến lược có thể giúp tăng trưởng nhanh trong ngắn hạn nhưng lại tạo ra những rủi ro lớn trong tương lai.

 

Vì vậy, hiệu quả không thể chỉ được đo bằng một con số duy nhất.

 

Hiệu quả phải được nhìn nhận từ nhiều góc độ: kết quả, chi phí, chất lượng, thời gian, tác động xã hội, sự hài lòng của cộng đồng, khả năng phát triển lâu dài và mức độ phù hợp với sứ mệnh của HGroup.

 

Bản chất của đánh giá hiệu quả

 

Đánh giá hiệu quả là quá trình so sánh giữa mục tiêu đã đặt ra và kết quả thực tế đạt được.

 

Khi một chương trình bắt đầu, HGroup cần xác định rõ mục tiêu.

 

Mục tiêu đó có thể là tăng trưởng doanh thu, mở rộng cộng đồng, phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng hệ thống công nghệ hoặc tạo ra những giá trị tích cực cho xã hội.

Sau một khoảng thời gian nhất định, kết quả thực tế sẽ được đo lường và so sánh với mục tiêu ban đầu.

 

Nếu kết quả đạt hoặc vượt mục tiêu, chương trình có thể được đánh giá là hiệu quả ở mức cao.

 

Nếu kết quả thấp hơn mục tiêu, cần xác định nguyên nhân.

 

Tuy nhiên, việc không đạt mục tiêu không đồng nghĩa với thất bại hoàn toàn.

 

Có thể mục tiêu ban đầu chưa phù hợp.

 

Có thể môi trường bên ngoài đã thay đổi.

 

Có thể nguồn lực chưa đủ.

 

Cũng có thể cách thức triển khai chưa đúng.

 

Do đó, đánh giá hiệu quả phải đi sâu vào nguyên nhân thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng.

 

Nguyên tắc khách quan

 

Nguyên tắc đầu tiên trong đánh giá hiệu quả là khách quan.

 

Một chương trình không thể được đánh giá là thành công chỉ vì người phụ trách cho rằng nó thành công.

 

Ngược lại, cũng không thể kết luận thất bại chỉ vì một vài chỉ số chưa đạt.

 

Đánh giá cần dựa trên dữ liệu, tiêu chí và bằng chứng cụ thể.

 

Các chỉ số cần được xác định từ trước khi triển khai để tránh tình trạng sau khi có kết quả mới thay đổi cách đo lường.

 

Sự khách quan giúp bảo đảm rằng mọi chương trình đều được đánh giá trên cùng một nền tảng công bằng.

 

Nguyên tắc minh bạch

 

Kết quả đánh giá cần được công khai ở mức phù hợp.

 

Những người có trách nhiệm cần được biết kết quả thực tế.

 

Các thành viên tham gia chương trình cần được cung cấp những thông tin cần thiết.

 

Những vấn đề quan trọng liên quan đến lợi ích chung cần được báo cáo đến Hội đồng Quản trị.

 

Minh bạch không có nghĩa là công khai mọi thông tin nhạy cảm, mà là bảo đảm những thông tin cần thiết được cung cấp đúng người, đúng thời điểm và đúng thẩm quyền.

 

Một hệ thống minh bạch sẽ giúp tạo dựng niềm tin.

 

Nguyên tắc toàn diện

 

Hiệu quả không chỉ được đo bằng lợi nhuận.

 

Một dự án có thể mang lại lợi nhuận thấp trong giai đoạn đầu nhưng lại tạo ra nền tảng công nghệ quan trọng cho nhiều năm sau.

 

Một chương trình đào tạo có thể chưa tạo ra doanh thu ngay lập tức nhưng giúp hình thành đội ngũ lãnh đạo kế cận.

 

Một hoạt động cộng đồng có thể không mang lại lợi ích tài chính trực tiếp nhưng góp phần xây dựng uy tín và hình ảnh của HGroup.

 

Vì vậy, đánh giá hiệu quả cần xem xét cả giá trị ngắn hạn và dài hạn.

 

Cần đánh giá cả kết quả trực tiếp và tác động gián tiếp.

Là lực lượng đề xuất chiến lược và chính sách, Đội Xanh cần lắng nghe phản hồi từ cộng đồng.

 

Nếu kết quả không đạt, Đội Xanh có thể đề xuất những ý tưởng mới.

 

Nếu một chương trình đạt hiệu quả cao, Đội Xanh có thể nghiên cứu cách nhân rộng.

 

Như vậy, đánh giá không phải là điểm kết thúc mà là điểm bắt đầu cho một chu kỳ đổi mới mới.

 

Cơ chế đánh giá định kỳ

 

HGroup cần xây dựng lịch đánh giá phù hợp với từng loại chương trình.

 

Có thể đánh giá theo tháng, quý, sáu tháng hoặc hằng năm.

 

Những dự án có rủi ro cao cần được đánh giá thường xuyên hơn.

 

Những chiến lược dài hạn có thể được đánh giá theo từng giai đoạn.

 

Mỗi kỳ đánh giá cần có báo cáo rõ ràng.

Báo cáo cần trả lời được ba câu hỏi:

Đã làm được gì?

Kết quả đạt được như thế nào?

Tiếp theo cần làm gì?

Đánh giá giữa kỳ

Không phải lúc nào cũng cần chờ đến khi dự án kết thúc mới đánh giá.

Đánh giá giữa kỳ giúp phát hiện những vấn đề sớm.

 

Nếu một chương trình đang đi sai hướng, HGroup có thể điều chỉnh trước khi quá muộn.

 

Đây là sự kết hợp giữa giám sát và đánh giá.

Giám sát cho biết quá trình đang diễn ra như thế nào.

Đánh giá cho biết kết quả đang đạt đến đâu.

Hai hoạt động này h