HNI 25-7

PHẦN VI. CƠ CHẾ PHỐI HỢP

CHƯƠNG 26: HỘI NGHỊ SONG PHƯƠNG

 

Trong một tổ chức có quy mô lớn, khi các bộ phận ngày càng chuyên môn hóa và mỗi lực lượng đảm nhận một chức năng riêng, sự phối hợp trở thành yếu tố quyết định đến hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Một tổ chức có thể có chiến lược tốt, có cơ cấu quản trị rõ ràng, có đội ngũ nhân sự giàu năng lực, nhưng nếu các bộ phận không chia sẻ thông tin, không lắng nghe nhau và không thống nhất được phương hướng hành động thì những nguồn lực đó khó có thể tạo thành sức mạnh chung. Vì vậy, bên cạnh cơ chế phân quyền và kiểm soát, HGroup cần xây dựng những cơ chế phối hợp linh hoạt, thường xuyên và có trách nhiệm. Trong mô hình Đội Xanh và Đội Đỏ, Hội nghị song phương là một trong những cơ chế quan trọng nhằm tạo ra không gian đối thoại trực tiếp giữa hai lực lượng có chức năng khác nhau nhưng cùng hướng đến một mục tiêu chung.

 

Đội Xanh đại diện cho tinh thần đổi mới, sáng tạo, đề xuất chiến lược, chính sách và những ý tưởng phát triển mới. Đội Đỏ đại diện cho tư duy phản biện, thẩm định, kiểm soát rủi ro, giám sát và đánh giá hiệu quả. Nếu chỉ có Đội Xanh mà không có Đội Đỏ, tổ chức có thể trở nên quá thiên về ý tưởng mà thiếu kiểm soát thực tế. Nếu chỉ có Đội Đỏ mà thiếu Đội Xanh, tổ chức có thể trở nên quá thận trọng, chậm đổi mới và khó thích ứng với những thay đổi của môi trường. Vì vậy, sự phát triển bền vững của HGroup không nằm ở việc Đội Xanh hay Đội Đỏ mạnh hơn, mà nằm ở khả năng hai bên phối hợp để tạo ra sự cân bằng giữa đổi mới và ổn định.

 

Hội nghị song phương được hình thành chính vì mục tiêu đó. Đây là diễn đàn đối thoại trực tiếp giữa Đội Xanh và Đội Đỏ nhằm trao đổi thông tin, phân tích vấn đề, làm rõ những khác biệt trong quan điểm, thống nhất cách hiểu và tìm kiếm các phương án phù hợp trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét. Hội nghị song phương không phải là nơi để bên này thắng bên kia, cũng không phải là cuộc tranh luận nhằm chứng minh ai đúng, ai sai. Bản chất của hội nghị là cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất cho lợi ích chung của HGroup.

Trong mọi tổ chức, khác biệt quan điểm là điều tự nhiên. Người đề xuất thường nhìn thấy cơ hội, còn người thẩm định thường nhìn thấy rủi ro. Người sáng tạo thường muốn hành động nhanh, trong khi người kiểm soát thường muốn xem xét kỹ. Hai cách nhìn này nếu bị đặt trong thế đối đầu có thể tạo ra mâu thuẫn. Nhưng nếu được kết nối bằng một cơ chế đối thoại có trách nhiệm, sự khác biệt sẽ trở thành nguồn lực giúp quyết định trở nên toàn diện hơn.

 

Hội nghị song phương trước hết là nơi chia sẻ thông tin. Đội Xanh cần trình bày rõ mục tiêu, ý tưởng, lý do đề xuất và những giá trị mà một chính sách hoặc chương trình mới có thể tạo ra. Đội Đỏ cần cung cấp những dữ liệu liên quan đến rủi ro, tính khả thi, nguồn lực, khả năng tuân thủ và những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Khi hai bên cùng chia sẻ đầy đủ thông tin, mỗi bên sẽ có cơ hội nhìn nhận vấn đề từ một góc độ rộng hơn.

 

Đội Xanh có thể nhận ra rằng một ý tưởng rất hấp dẫn nhưng cần được điều chỉnh để phù hợp với nguồn lực thực tế. Đội Đỏ cũng có thể nhận ra rằng một rủi ro tưởng như lớn nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu áp dụng một phương án phù hợp. Nhờ vậy, quá trình đối thoại không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn tạo điều kiện để những ý tưởng tốt có cơ hội được hoàn thiện và triển khai.

 

Một nguyên tắc quan trọng của Hội nghị song phương là tôn trọng lẫn nhau. Đội Xanh không nên xem Đội Đỏ là lực lượng cản trở đổi mới. Đội Đỏ cũng không nên xem Đội Xanh là lực lượng thiếu thực tế. Mỗi bên đều có một vai trò riêng trong hệ thống quản trị. Đội Xanh giúp tổ chức nhìn về phía trước. Đội Đỏ giúp tổ chức nhìn lại thực tế và nhận diện những điều có thể xảy ra. Một bên mở ra cơ hội, một bên bảo vệ sự an toàn. Một bên thúc đẩy chuyển động, một bên tạo ra sự cân bằng.

 

Trong hội nghị, mọi ý kiến cần được đánh giá dựa trên lý lẽ, dữ liệu và lợi ích chung, không dựa trên chức vụ, quyền lực hay quan hệ cá nhân. Người tham gia cần có quyền trình bày quan điểm của mình một cách thẳng thắn nhưng phải có trách nhiệm. Ý kiến phản biện cần tập trung vào vấn đề, không công kích con người. Người đưa ra đề xuất cần sẵn sàng tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh khi có những bằng chứng hợp lý.

Hội nghị song phương có thể được tổ chức định kỳ hoặc đột xuất tùy theo nhu cầu. Hội nghị định kỳ nhằm duy trì sự kết nối thường xuyên giữa hai đội, cập nhật tình hình hoạt động và trao đổi những vấn đề đang phát sinh. Hội nghị đột xuất có thể được tổ chức khi xuất hiện một vấn đề quan trọng cần xử lý nhanh hoặc khi một quyết định có tác động lớn cần được hai bên trao đổi trước khi trình lên cấp có thẩm quyền.

 

Nội dung hội nghị cần được chuẩn bị trước. Những vấn đề đưa ra thảo luận cần có tài liệu, dữ liệu và thông tin cần thiết. Người tham dự cần được biết trước chủ đề để có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến. Điều này giúp cuộc họp đi thẳng vào trọng tâm, hạn chế việc tranh luận cảm tính hoặc mất quá nhiều thời gian cho những vấn đề chưa được chuẩn bị.

 

Một Hội nghị song phương hiệu quả cần có chương trình rõ ràng. Trước hết là xác định mục tiêu của cuộc họp. Tiếp theo là trình bày vấn đề. Sau đó là trao đổi, phản biện và làm rõ những điểm còn khác biệt. Cuối cùng là thống nhất những nội dung có thể thống nhất, ghi nhận những vấn đề còn chưa đồng thuận và xác định bước xử lý tiếp theo.

 

Điều quan trọng là hội nghị không nhất thiết phải đạt được sự đồng thuận tuyệt đối trong mọi vấn đề. Có những vấn đề Đội Xanh và Đội Đỏ có thể có quan điểm khác nhau. Trong trường hợp đó, sự khác biệt cần được ghi nhận một cách minh bạch. Hai bên có thể thống nhất những điểm chung, đồng thời trình bày rõ những quan điểm còn khác biệt để Hội đồng Quản trị hoặc cấp có thẩm quyền xem xét.

 

Điều này giúp bảo đảm rằng sự bất đồng không bị che giấu mà được chuyển hóa thành thông tin có giá trị cho quá trình ra quyết định. Một hệ thống quản trị tốt không phải là hệ thống không có bất đồng, mà là hệ thống có khả năng xử lý bất đồng một cách văn minh và hiệu quả.

Hội nghị song phương cũng là nơi giúp hai đội xây dựng sự tin cậy. Niềm tin không thể hình thành chỉ bằng những quy định trên giấy. Niềm tin được tạo ra thông qua quá trình làm việc thực tế, qua việc giữ lời hứa, chia sẻ thông tin trung thực và tôn trọng trách nhiệm của nhau. Khi Đội Xanh biết rằng những đề xuất của mình sẽ được lắng nghe nghiêm túc và Đội Đỏ biết rằng những phản biện của mình không bị xem là chống đối, mối quan hệ giữa hai đội sẽ trở nên tích cực hơn.

 

Một trong những nguy cơ lớn trong quản trị là tình trạng thông tin bị chia cắt. Đội Xanh có thể có những thông tin về nhu cầu cộng đồng nhưng Đội Đỏ không được tiếp cận. Đội Đỏ có thể có dữ liệu về rủi ro nhưng Đội Xanh không biết. Khi thông tin không được chia sẻ, mỗi bên sẽ đưa ra quyết định dựa trên một phần sự thật. Hội nghị song phương giúp thu hẹp khoảng cách thông tin và tạo ra một bức tranh đầy đủ hơn về vấn đề.

 

Đặc biệt, trong những dự án quan trọng, Hội nghị song phương có thể được tổ chức theo từng giai đoạn. Trước khi triển khai, hai bên trao đổi về mục tiêu và tính khả thi. Trong quá trình triển khai, hai bên cập nhật tiến độ và xử lý những vấn đề phát sinh. Sau khi hoàn thành, hai bên cùng đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm. Như vậy, hội nghị không chỉ là một cuộc họp đơn lẻ mà trở thành một phần của chu trình quản trị liên tục.

 

Hội nghị song phương cũng cần có cơ chế ghi nhận kết quả. Sau mỗi hội nghị, cần có biên bản hoặc báo cáo tóm tắt những nội dung đã được trao đổi, những vấn đề đã thống nhất, những nội dung còn khác biệt, trách nhiệm của từng bên và thời hạn thực hiện các công việc tiếp theo. Việc ghi nhận rõ ràng giúp tránh tình trạng sau cuộc họp mỗi người hiểu một cách khác nhau.

 

Các nội dung đã thống nhất cần được theo dõi đến khi hoàn thành. Nếu một bên được giao nhiệm vụ cung cấp dữ liệu, cần có thời hạn cụ thể. Nếu cần điều chỉnh một đề xuất, cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm chỉnh sửa. Nếu vấn đề cần trình Hội đồng Quản trị, cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ. Nhờ đó, hội nghị không dừng lại ở việc nói mà tạo ra hành động thực tế.

Trong trường hợp có tranh luận gay gắt, người chủ trì cần giữ vai trò trung lập và bảo đảm mọi bên đều có cơ hội trình bày. Không nên để một cá nhân hoặc một nhóm chiếm ưu thế bằng quyền lực hoặc số đông. Mục tiêu của hội nghị là tìm kiếm giải pháp tốt nhất chứ không phải giành chiến thắng trong tranh luận.

 

Một nguyên tắc quan trọng khác là ưu tiên lợi ích chung. Mỗi thành viên có thể có quan điểm riêng, mỗi đội có thể có chức năng riêng, nhưng tất cả đều cần đặt lợi ích của HGroup lên trên lợi ích cá nhân hoặc lợi ích cục bộ. Một đề xuất có thể có lợi cho một bộ phận nhưng gây thiệt hại cho toàn hệ thống thì cần được xem xét lại. Ngược lại, một giải pháp đòi hỏi một bộ phận phải thay đổi nhưng mang lại lợi ích lớn hơn cho toàn HGroup có thể cần được ủng hộ.

 

Hội nghị song phương cũng góp phần xây dựng văn hóa tranh luận có trách nhiệm. Một nền văn hóa tốt không yêu cầu mọi người phải đồng ý với nhau, mà khuyến khích mọi người dám nói ra những điều mình cho là đúng, đồng thời biết lắng nghe và tôn trọng quan điểm khác biệt. Người phản biện cần đưa ra lý do. Người đề xuất cần có bằng chứng. Người chủ trì cần bảo đảm sự công bằng. Người tham gia cần giữ thái độ xây dựng.

 

Trong thời đại công nghệ số, Hội nghị song phương có thể được tổ chức trực tiếp hoặc trực tuyến. Các nền tảng họp trực tuyến, hệ thống quản trị dữ liệu và công cụ cộng tác số giúp các thành viên ở nhiều địa điểm khác nhau vẫn có thể tham gia. Tài liệu có thể được chia sẻ trước, ý kiến có thể được ghi nhận trên hệ thống và kết quả có thể được lưu trữ để thuận tiện theo dõi.

 

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ. Yếu tố quyết định vẫn là chất lượng con người và văn hóa tổ chức. Một cuộc họp trực tuyến nhưng thiếu trung thực, thiếu lắng nghe và thiếu trách nhiệm vẫn không thể tạo ra kết quả tốt. Ngược lại, một cuộc đối thoại đơn giản nhưng có sự tôn trọng, minh bạch và tinh thần vì lợi ích chung có thể tạo ra những thay đổi rất lớn