CHƯƠNG 18. KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

Trong cuốn SÁCH TRẮNG – MÔ HÌNH QUẢN TRỊ LÀNG TRƯỜNG THỌ HÒA BÌNH

Kiểm soát tài chính và mua sắm là một trong những trụ cột bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm trong hoạt động quản trị. Nếu ngân sách xác định nguồn lực được phép sử dụng thì hệ thống kiểm soát tài chính giúp bảo đảm từng khoản chi được thực hiện đúng mục đích, đúng thẩm quyền và tạo ra giá trị tương xứng.

Đối với Làng Trường Thọ Hòa Bình, hoạt động mua sắm có thể liên quan đến vật tư xây dựng, trang thiết bị y tế, công cụ chăm sóc cảnh quan, hệ thống công nghệ, dịch vụ vệ sinh và nhiều nhu cầu vận hành khác. Nếu thiếu quy trình thống nhất, cộng đồng có thể đối mặt với nguy cơ mua hàng không đúng chất lượng, giá cả thiếu cạnh tranh, thanh toán sai lệch hoặc thất thoát nguồn lực.

Vì vậy, cần thiết lập một hệ thống kiểm soát xuyên suốt từ đề xuất chi, thẩm định, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp đến nghiệm thu, thanh toán và kiểm tra nội bộ. Mục tiêu không phải tạo ra thủ tục phức tạp, mà là xây dựng cơ chế quản lý rõ ràng, dễ thực hiện và có thể kiểm chứng.

1. Quy trình đề xuất chi

Mọi khoản chi cần bắt đầu bằng một đề xuất có căn cứ cụ thể. Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu phải nêu rõ mục đích sử dụng, lý do cần thiết, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian cần đáp ứng và nguồn ngân sách dự kiến.

Đề xuất cần được đối chiếu với kế hoạch hoạt động và ngân sách đã phê duyệt. Những khoản chi phục vụ nhiệm vụ thiết yếu, an toàn cộng đồng hoặc duy trì hạ tầng phải được xem xét theo mức độ ưu tiên. Đối với nhu cầu chưa có trong kế hoạch, người đề xuất cần giải trình nguyên nhân và xác định nguồn kinh phí có thể sử dụng.

Hồ sơ có thể bao gồm phiếu đề nghị mua sắm, bản mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, báo giá tham khảo và tài liệu chứng minh nhu cầu. Với các khoản chi lớn, cần bổ sung phân tích phương án, chi phí vòng đời hoặc đánh giá hiệu quả đầu tư.

Việc chuẩn hóa biểu mẫu giúp hạn chế tình trạng đề xuất bằng lời nói, thiếu căn cứ hoặc trùng lặp nhu cầu giữa các bộ phận. Mỗi đề xuất cần có mã hồ sơ để theo dõi xuyên suốt quá trình xử lý.

2. Thẩm định và phê duyệt

Sau khi tiếp nhận đề xuất, bộ phận tài chính và bộ phận chuyên môn cần thẩm định theo chức năng được giao. Nội dung thẩm định bao gồm tính cần thiết, sự phù hợp với ngân sách, mức giá dự kiến, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện giao hàng và các rủi ro có thể phát sinh.

Đối với thiết bị kỹ thuật hoặc thiết bị phục vụ chăm sóc sức khỏe, cần có ý kiến của người đủ chuyên môn để bảo đảm sản phẩm đáp ứng yêu cầu sử dụng và an toàn. Không nên lựa chọn chỉ dựa trên giá thấp nhất nếu chất lượng, độ bền hoặc chi phí bảo trì không phù hợp.

Quy chế phê duyệt cần quy định hạn mức chi, cấp có thẩm quyền quyết định và trường hợp phải trình cấp quản lý cao hơn. Người đề xuất không nên đồng thời tự thẩm định và tự phê duyệt khoản chi của mình. Những trường hợp có quan hệ lợi ích với nhà cung cấp phải được khai báo và xử lý theo quy định.

Mọi quyết định phê duyệt cần được lưu lại bằng văn bản hoặc trên hệ thống điện tử, kèm theo số tiền, mục đích, nguồn ngân sách và điều kiện thực hiện. Đây là căn cứ để kiểm tra trách nhiệm khi có sai lệch.

3. Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên nguyên tắc cạnh tranh phù hợp, minh bạch và bảo đảm chất lượng. Đối với các giao dịch thông thường, có thể thu thập nhiều báo giá để so sánh. Đối với những gói mua sắm có quy mô lớn hoặc thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về đấu thầu, cần thực hiện đúng quy định pháp luật áp dụng.

Các tiêu chí đánh giá nên bao gồm giá cả, chất lượng, nguồn gốc hàng hóa, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, dịch vụ sau bán hàng và uy tín thực hiện hợp đồng. Khi cần thiết, có thể kiểm tra hồ sơ năng lực, mẫu sản phẩm hoặc thông tin tham chiếu từ khách hàng trước đó.

Kết quả lựa chọn phải được ghi nhận trong hồ sơ, giải thích rõ lý do quyết định và lưu giữ các báo giá liên quan. Trường hợp chỉ có một nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu hoặc phát sinh nhu cầu mua sắm khẩn cấp, cần có giải trình phù hợp và thực hiện theo quy chế, quy định pháp luật có liên quan.

Sau khi lựa chọn, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng cần xác định rõ phạm vi cung cấp, tiêu chuẩn chất lượng, giá trị, thời hạn, phương thức thanh toán và trách nhiệm khi vi phạm cam kết.

4. Nghiệm thu và thanh toán

Nghiệm thu là bước xác nhận hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế đáp ứng các yêu cầu đã được phê duyệt. Người phụ trách phải kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, tình trạng thiết bị và các hồ sơ đi kèm trước khi xác nhận hoàn thành.

Đối với công việc sửa chữa hoặc thi công, việc nghiệm thu cần căn cứ vào khối lượng thực hiện, tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ hợp đồng và những yêu cầu an toàn liên quan. Nếu phát hiện sai lệch, cần lập biên bản, yêu cầu khắc phục và chỉ thanh toán theo điều kiện hợp đồng sau khi vấn đề được xử lý phù hợp.

Hồ sơ thanh toán thường bao gồm đề xuất chi đã được duyệt, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn và chứng từ hợp lệ, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu cùng các tài liệu liên quan. Bộ phận tài chính cần kiểm tra tính đầy đủ, tính nhất quán và điều kiện thanh toán trước khi thực hiện.

Việc phân tách nhiệm vụ giữa người đặt hàng, người nghiệm thu và người thực hiện thanh toán giúp hạn chế sai sót, thanh toán trùng hoặc chi trả cho hàng hóa chưa được cung cấp đầy đủ.

5. Đối chiếu chứng từ và kiểm tra nội bộ

Kiểm tra nội bộ là cơ chế phát hiện sớm những sai lệch trong quá trình sử dụng ngân sách. Định kỳ, bộ phận tài chính cần đối chiếu chứng từ kế toán với hợp đồng, hồ sơ mua sắm, biên bản nghiệm thu, sổ theo dõi tài sản và dữ liệu thanh toán.

Các giao dịch có giá trị lớn, phát sinh bất thường, vượt dự toán hoặc liên quan đến nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro cần được kiểm tra sâu hơn. Kết quả kiểm tra phải xác định rõ vấn đề, nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng, trách nhiệm xử lý và thời hạn khắc phục.

Bên cạnh kiểm tra theo kỳ, cần xây dựng cơ chế tiếp nhận phản ánh và bảo vệ người cung cấp thông tin trung thực. Những sai sót phải được điều chỉnh kịp thời; trường hợp có dấu hiệu vi phạm cần chuyển đến người hoặc cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý mua sắm và lưu trữ chứng từ điện tử có thể tăng khả năng truy xuất, giảm thất lạc hồ sơ và hỗ trợ báo cáo. Tuy nhiên, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi đi cùng phân quyền truy cập, bảo mật dữ liệu và trách nhiệm cụ thể của từng vị trí.

Kết luận

Kiểm soát tài chính và mua sắm không chỉ nhằm ngăn chặn thất thoát, mà còn giúp bảo đảm mỗi đồng ngân sách được chuyển hóa thành hàng hóa, dịch vụ và giá trị thiết thực cho cộng đồng. Một quy trình tốt phải rõ người đề xuất, rõ người phê duyệt, rõ tiêu chí lựa chọn, rõ điều kiện thanh toán và rõ trách nhiệm kiểm tra.

Thông điệp cốt lõi của Chương 18: Minh bạch bắt đầu từ từng khoản chi nhỏ; trách nhiệm được thể hiện qua từng quyết định mua sắm; và niềm tin cộng đồng được củng cố bằng những chứng từ có thể kiểm chứng. Khi kiểm soát tài chính trở thành kỷ luật thường xuyên, Làng Trường Thọ Hòa Bình sẽ sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, hạn chế rủi ro và xây dựng nền tảng quản trị công bằng, bền vững.